Comment rédiger un cahier des charges ?

Plan du cahier des charges

1. Objet :  Quel site web voulez-vous ?   

Expliquez en une ou deux phrases votre projet :

• Le site à créer est un site vitrine de présentation de notre activité
• Le site à créer est un site de gestion d’association avec une partie publique et une partie privée pour les adhérents.
• Le site à créer est un site e-commerce
• etc.

2. Pourquoi voulez-vous créer ce site ? Quels sont vos objectifs ?

• Indiquez vos ambitions
• Expliquez le contexte du projet, vos attentes et ce que votre site doit apporter
• En fonction du type de projet indiquez si vous avez une volonté de vous déployer à l’international.

3. Votre organisation pour ce projet : quelles sont les personnes qui vont faire vivre votre application web ?

• Pour la réalisation du projet :
  Combien de personnes sont associées à votre projet et quels sont les référents qui seront chargés de valider les différents livrables ?
• Organisation des droits sur l’application : « qui valide quoi sur le site ?
  » y a-t-il plusieurs contributeurs / administrateurs ?
  Combien de personnes devront être formées à l’administration du site ?

4. Cibles et utilisateurs : à qui sont destinés les informations et les services présents sur votre site ?

Indiquez les cibles prioritaires et éventuellement les secondaires.
Si votre site possède un intranet, indiquez quels sont les utilisateurs qui pourront avoir un compte et quelle est la procédure d’attribution des comptes envisagée ? (exemples : inscription simple, import d’un CRM,  sous condition de paiement d’une adhésion, etc.)

5. Les types de contenus : quelles sont les informations présentes sur votre site ?

Indiquez la liste des contenus publics (exemples : actualités, événements, pages d’informations) et la liste des contenus qui nécessitent une connexion de l’utilisateur (exemples : documents privés). Si possible, indiquez le nombre de rubriques du site. Si possible présentez en annexe l’arborescence envisagée. 
Si votre site est une refonte d’un site existant, indiquez si vous souhaitez reprendre l’ensemble des contenus actuels et si possible indiquez le volume des contenus (exemples : 1500  actualités, 567 documents PDF etc).

6. Accompagnement éditorial : avez-vous besoin d'aide pour organiser vos contenus ?

Souhaitez-vous un accompagnement en termes de stratégie éditoriale :

• Arborescence
• Réécriture d’articles pour le référencement 

7. Les services / fonctionnalités par type d’utilisateur: qui voit quoi ? qui peut faire quoi ?

Pour chaque type d’utilisateur, précisez quels sont les services qui seront à sa disposition une fois connecté
Quelles actions les utilisateurs peuvent effectuer sur votre site ?
Exemple :  Utilisateur « Adhérent » :

• a. Paie en ligne sa cotisation
• b. Accède aux groupes de travail
• c. Peut s’inscrire en ligne à un événement 

Si votre site est un site e-commerce, communiquez des informations sur votre catalogue produits (volume, catégories). Si possible mettez en annexe des exemples de vos fiches produits.

8. Interopérabilité avec les outils tiers : faut -il connecter l'application à d'autres outils ?

Indiquez si vous souhaiter effectuer des imports et des exports de données avec d’autres applications. Si oui, quelles sont ces applications ? quelles données sont concernées ?
Si possible, mettez en annexe les informations techniques des applications.

9. Exigences techniques : quelles sont les exigences de votre organisation ?

Avez-vous des exigences particulières ?  (hébergement, technologies souhaitées)
Rappelez les standards règlementaires et votre niveau d’exigence pour chaque standard (Accessibilité, RGPD)

10. Planning prévisionnel

Indiquez le planning souhaité

11. Informations budgétaires

Si possible, indiquez vos contraintes budgétaires (seuil maximum) :

• a. Pour la réalisation
• b. Pour l’hébergement/ maintenance

12. Informations administratives

Quels sont les différents éléments contractuels associés à la prestation et à la facturation?

Si votre structure est un établissement public, le cahier des charges est complété par le « Cahier des clauses administratives et particulières » de votre service des marchés.
Si votre structure est une entreprise privée, vous pouvez indiquer les clauses habituelles de vos contrats.

13. Contacts

14. Annexes

---  Fin du plan ---

Chaque projet est unique. N'hésitez pas à mettre dans votre cahier des charges toute information qui vous semble importante.

L'objectif d'un cahier des charges est de permettre au prestataire de vous faire une proposition pertinente et la plus complète possible. Cela limite le risque des coûts cachés.

Un rendez-vous de vive voix pour échanger sur votre projet offre une meilleure qualité d'échanges que l'envoi de plusieurs mails.

Notre équipe reste disponible pour étudier votre projet et vous accompagner à toutes les étapes.